O POŘÁDEK UŽ SE NESTAREJTE, SYSTÉMY PRO ÚSPORU MÍSTA TO VYŘEŠÍ ZA VÁS

24. 1. 2019

 

 

 

 

Jste také jedním z těch, kteří mají rádi pořádek ve všem, co Vás obklopuje? Pak jsou systémy pro úsporu místa tou správnou volbou. Nejen že ušetříte drahocenný čas, který zbytečně trávíte hledáním, ale pomůže Vám to zachovat chladnou hlavu i ve vypjatých chvílích, kdy nemůžete nalézt to, co v danou chvíli nutně potřebujete. Většina z nás to jistě dobře zná.  

Proč je uspořádání pracovního místa tolik důležité?

V dnešní době lidé často dávají na první dojem. A ani pracoviště není v tomto případě výjimkou. I skutečnost, jak máte uspořádaný pracovní stůl, jaký systém máte ve spisech a jak jsou Vaše věci porovnány, působí nejen na Vás samotné, vedení společnosti, ale také na kohokoli, kdo Vás poctí svou návštěvou. Nezáleží tedy na tom, zda právě pracujete v kanceláři, z domova nebo zda jste studentem s lavicí plnou skript a studijních materiálů. Na konci každého Vašeho snažení má pořádek cenu zlata!

 

8 tipů na cestu za pořádkem

1.      Roztřiďte si věci do třech základních kategorií – aktuální věci k řešení, plánované a dokončené

2.      Každou kategorii si zařaďte do archivačního šanonu, díky němuž se rychle dostanete k požadovaným podkladům. Díky technice FlatClinch, neboli plochého sešití, navíc ušetříte až 30% místa v každém spisu

3.      Jednotlivé typy dokumentů mějte pěkně pohromadě – faktury k fakturám, objednávky k objednávkám J

4.      Neztraťte se v džungli papírů – seřaďte si je hierarchicky – ať už časově či abecedně

5.      Nenechte se utopit v povodni e-mailů, které Vám denně zaplavují schránku. I v tomto případě je tu záchranný kruh v podobě archivačního systému, uspořádaný po dnech, týdnech či po jednotlivých projektech

6.      Dejte sbohem nepotřebným složkám a starým dokumentům. Vytvoříte tím nový prostor pro to, co ke své práci v danou chvíli skutečně potřebujete

7.      Vše nutné co nejdříve a beze zbytku skartujte. GDPR vládne obchodnímu světu. Nezapomínejme na to.

8.      Kdo je připraven, není překvapen! Každý svůj pracovní den zakončete „ očistou“ svého pracovního stolu a plochy na počítači. Připravte si seznam úkolů pro další den. Buďte pány svého času a prostoru J

 

  

Zajistěte si pořádek pomocí metody 5S

5S je jednoduchý systém, který Vám poslouží k uspořádání pracovní pozice. Metoda pochází z výrobního průmyslu a byla vyvinuta tak, aby bylo pracoviště vždy uklizené a správně uspořádané. Tento proces povede k hladkému průběhu všech výrobních i obchodních činností.

Metoda 5S zahrnuje:

1.      Seiri – Rozděl – Projít a zkontrolovat pracoviště a vytřídit nepotřebné položky.

2.      Seiton – Setřiď - Označení používaných položek číslem nebo názvem. Často používané složky mějte u sebe, ostatní setřiďte do zásuvky ve stole

3.      Seiso – Uspořádej - Logické uspořádání položek, tak, jak následují v postupném procesu práce. Udržujte svůj stůl vždy čistý a uspořádaný.

4.      Seiketsu – Zdokumentuj – Zdokumentovat a standardizovat veškeré postupy.

5.      Shitsuke – Dodržuj - Systematizovat a dodržovat zjištěné postupy a plány. Držte se osvědčených postupů.

 

Překonejte chaos!

Při dodržování jednoduchých zásad metody 5S dosáhnete výsledků velmi rychle. Ve své práci budete výkonnější, efektivita práce bude dosahovat maximálních hodnot a Vy navíc budete díky uspořádání svých věcí i času připraveni vykonávat svou každodenní práci v klidu a s úsměvem J